La fiche client papier, photographiée et rangée

Le classeur a un mérite que peu d'outils égalent : il ne tombe jamais en panne. Une fiche par client, remplie au stylo avant la séance, rangée à la lettre du nom. Beaucoup de tatoueurs travaillent ainsi depuis des années, et ça tient. Il serait malhonnête de prétendre qu'un logiciel fait mieux ce que le papier fait déjà bien.

Le papier a en revanche deux faiblesses, et elles se révèlent toujours au mauvais moment.

Retrouver, et prouver

Première faiblesse : retrouver. Un client revient deux ans plus tard pour une retouche, il ne se souvient plus de la référence de l'encre, ni de la date exacte. La fiche est dans le classeur, mais lequel, et à quel nom, celui d'avant ou d'après le mariage. Dix minutes à chercher pendant que la personne attend sur le fauteuil.

Deuxième faiblesse : prouver. Une inspection, une question d'un client sur un produit utilisé, un doute sur un lot d'encre signalé par un fabricant. Il faut sortir la fiche, la lire, parfois la recopier. Le classeur est là, mais il ne répond pas à la question « quels clients ont reçu ce lot ».

La photo qui range

Imaginons la même fiche, remplie au stylo comme d'habitude. Avant de la ranger, le tatoueur la photographie avec son téléphone, depuis l'application. Le texte manuscrit est lu, les champs sont reconnus, et la fiche existe désormais deux fois : dans le classeur, et dans un dossier client où elle est retrouvable par le nom, la date, ou la zone tatouée.

Rien n'a changé dans le geste. La fiche papier reste la fiche papier. Ce qui a été ajouté prend le temps d'une photo.

C'est le principe de la lecture de fiches de MonTatoueur Studio : la fiche client papier est photographiée, son contenu est extrait et rattaché au dossier du client. Le consentement signé et la traçabilité des encres suivent le même chemin. Un lot d'encre saisi une fois est associé à chaque séance où il a servi, ce qui permet de répondre à la question du lot en quelques secondes plutôt qu'en un après-midi.

Ce qui ne bouge pas

Le tatoueur qui aime remplir sa fiche à la main continue. Celui qui préfère la remplir directement dans l'application le fait aussi. L'outil s'adapte au geste existant au lieu de l'imposer. Et le classeur peut rester sur l'étagère, comme sauvegarde, comme habitude, ou parce qu'un stylo ne se décharge pas.

La bascule d'une organisation à une autre est ce qui retient le plus de tatoueurs. C'est précisément pour ça que l'équipe de MonTatoueur propose de la faire à deux, en appel, avec les fiches sous la main. Les outils inclus dans MonTatoueur Studio sont décrits sur la page pourquoi s'inscrire quand on est tatoueur.